Automação de processos empresariais: como escolher o primeiro
Por Alexandre Pereira · · 3 min de leitura
Automação de processos empresariais pode ser um divisor de águas para PMEs que buscam eficiência. Mas como escolher qual processo automatizar primeiro? O sucesso está em selecionar um processo que traga resultados concretos e mensuráveis.
Por que escolher o processo certo é crucial?
Escolher o processo certo para começar é fundamental porque define o sucesso inicial da automação. Um bom candidato é aquele com alto volume, mais de 50 execuções por semana. Processos assim são como a entrada de pedido em uma distribuidora capixaba com 45 funcionários, que pode economizar até 30% do tempo. Além disso, processos com regras claras e exceções raras, menos de 20%, são ideais para automação. Imagine a conciliação bancária feita manualmente, onde as regras são claras e as exceções são mínimas.
Por outro lado, processos como aprovação de crédito complexa ou negociação não são bons candidatos. Esses processos têm muitas variáveis e dependem de avaliações subjetivas, tornando a automação menos eficaz. Um erro comum é achar que qualquer processo pode ser automatizado rapidamente, mas isso não acontece em práticas complexas.
Como garantir engajamento e resultados?
Para garantir que a automação traga resultados, o dono do processo deve estar engajado. Sem o apoio dele, a automação pode não refletir as nuances do processo real. Por exemplo, em uma clínica em Belo Horizonte com 12 unidades que automatizou a resposta a dúvidas de clientes, o gerente de atendimento foi essencial para adaptar a solução às necessidades reais, reduzindo o tempo de resposta em 40%.
É importante lembrar que a automação não resolve 100% dos problemas. Os 15-20% restantes das exceções vão para humanos, garantindo que casos especiais ainda sejam tratados com a devida atenção. Além disso, o processo de implementação leva de 4 a 8 semanas até começar a rodar em produção.
Quais ferramentas e serviços podem ajudar?
Ferramentas como TOTVS, Senior e Sankhya são comuns em PMEs e podem ser integradas com serviços como o AgenteMaker para criar agentes sob medida. Esses agentes ajudam a executar tarefas repetitivas, liberando o time para atividades mais estratégicas. A integração com a WhatsApp Business API também pode ser uma solução para automação de comunicação com clientes.
Quem quer começar pode partir de um piloto de 30 dias para testar a viabilidade e os ganhos reais da automação. Com o apoio certo e a escolha cuidadosa do processo, a automação de processos empresariais pode ser a chave para liberar tempo e recursos na sua PME.